こんにちは。一姫二太郎の母michikoです。
私が小学校のPTA役員のとき、大活躍してくれたのが無料のグループウェア
サークルスクエアでした。
サークルスクエアってどんなもの？
サークルスクエアは、先に書いた通り、SNSではなく、グループウェアです。
団体用のSNSのような感覚で使えるのですが、SNSにはない、スケジュール管理や掲示板、アンケート機能などがあります。
グループウェアも色々な種類があるのですが、サークルスクエアは日本で10年以上（当時）の運用実績があり、なおかつ、その間に個人情報の流出などもないということ。
基本的に、そのグループ以外には非公開であるということもポイントです。
あと、アプリがあるので、スマホ上での使い勝手も○。
じゃあ、LINEのグループトークでもいいんじゃない？
と思われる方もいるかもしれませんが・・・
サークルスクエアの場合は、掲示板やフォルダ、アンケートなど色々と用途がわかれているため、色々な使い方できて、過去の案件も見つけやすくなっています。
これは、自分たちだけではなく、次年度の役員への引継ぎにも活用できます。
とはいえ、わざわざ使わなくちゃいけないの？と思う方、いらっしゃるかもしれません。
オンライン(ICT)活用はこんなに便利！
オンラインを活用する、というと、
「スマホくらいしか・・・」
「LINEくらいしか使ってない・・・」
「そもそもパソコン系よくわからないし」
「集まって話した方が早いと思う」
「みんなの意見がぐちゃぐちゃになりそう」
「個人情報が漏洩したら？」
などなど、不安意見も出てくると思います。
ですが、使ってみると、メリットいっぱい！
オンライン(ICT)を活用するメリット&デメリット
まずはメリット
- わざわざ学校に集まらなくても、ある程度のことを決めることができる
- イベントの出欠や、役割分担決めの希望を、オンライン上でみんなで見える化できる。
- それをもとに日程や分担を決められるので、融通もしやすい。
- 当日の報告など、ひとまず、箇条書きで書いたり、ざっくりでもすぐにあげられる。
- PCも使えるけど、スマホからでも使えるため、通勤時間などスキマ時間が使える。
- 思いついた議題などもその場であげて、ツイッターの返信のように他の人からの意見がもらえる。
- 重要案件の返信や既読が遅い場合など、まだ読んでいない人に個別メールが送れる。
つづいてデメリット
- スマホユーザーではない人には少し不便
- PCも使わないとなると、相方さんは少し大変
- スマホを使っていても、見ない人はなかなか見ない。
- 情報漏洩リスクは必ずあるから、ルール決めは必須。
デメリットの方が少ないのは私の贔屓目でしょうか？
正直なところ、PTAで決めることって、本当に直接会って決めないといけないかな？
PTAの役員が決めなければいけないことって、私の知ってる範囲では
- 各行事の役割分担、日程のローテーション
- イベントごとの出し物
- 景品が必要な場合は景品
- 予算
この４つが中心じゃないかなと思います。
この中で、例えば、景品なんかはオンラインでも選べるけど、ある程度、現物をきちんと見て、実際の強度とか、返品交換についても確認をとりたいところなので、現地へ足を運んだ方がいいことになります。
だけど、役割分担やローテーション、予算などはオンラインで十分対応できます。
もっというと、雑談が入らない分、めっちゃ早い。
私がサークルスクエアを使ってみて、実際に便利だなあと感じた機能をご紹介しますね。
サークルスクエアで使いやすかったもの
あくまで、私がPTAの運営に使いやすかったものです。
スケジュール機能
予定の共有というより、先に学校行事を落とし込んで、それに合わせて、校内で準備が必要なものなど、学校に来なければいけない日程をみんなで共有します。
もちろん、その日程もご家族やお仕事の都合で参加できないメンバーはいると想定して、出欠の確認をとるようにしていました。
また、運営以外、各委員会が学校でミーティングをする日などを入力しておいてもらうと、それぞれ、委員会に持ち帰ってもらいたいことなどの締切日の目安もつけやすくなります。
アルバム機能
これは、次年度のメンバーへの引継ぎにも活用できるように、各イベントの飾り付けだったり、会場内の様子、「去年どうやってたのかな？」というところを、文字情報だけじゃなく、写真で確認できるように、使っていました。
また、景品などの写真もアップロードしておくと、買い出しに行けなかったメンバーにもわかりやすいです。
もちろん、紙で残すこともできるのですが、印刷の手間、まとめる手間、紙ものを管理する手間を考えると・・・
スマホで撮ってそのままアップできるというのも、本当に楽で便利でした。
フォルダ機能
こちらには、他校との研究会などの議事録をエクセルファイルで残してもらったり、各委員会ごとにフォルダを作って、印刷物などを管理していました。
これも、わざわざUSBを渡しあったり、印刷したものを子どもに託けたりということをしなくてよいのが本当に、助かりました。
つぶやき機能
これは、使っても使わなくても・・・なのですが、わざわざ議題にするほどでもない、ちょっとしたこと、頂いたご意見など、もしくは、イベント用に思いついたことなどを、ツイートする感覚でつぶやいていました。つぶやきに対してみんな意見もつくし、誰でもつぶやけるので、ちょっとしたことに活用しやすいです。
掲示板機能
この機能はめっちゃ使いました。
お祭りごとの相談や、大きな議題ごとに掲示板を作り、各メンバーに意見をだしてもらうことができます。
メール配信機能
「なるべく早く確認してね」という案件があるときに、一斉メールを送ったり、ちょっと締切近づいています。という案件に、反応していないメンバーがいるときは個別にメールを送ることもできます。
アンケート機能
運営委員会の日程決め〜PTAが動員される外部イベントのことまで、アンケート項目の自由度も高く使いやすい機能でした。未回答の人がわかりやすいのも助かります。
スマホユーザー、PCユーザーじゃない人がいる場合は？
もちろん、私たちのときにも、スマートフォンを利用していない人はいました。
その場合、パソコンを日常的に使われる方には、パソコンで。どちらも利用していないという方の場合は、パートナー（委員長＆副委員長間）さんとのやりとりを決めてもらい、パートナーさんに出欠や希望など、合わせてアップロードしてもらっていました。
スマホ全盛といっても、個人の考え方でスマホを使用しない方もいます。
そこは柔軟に対応すればいいんじゃないかなと思います。
使用してみた感想は。
上に書いたことともかぶりますが、とにかく、スキマ時間で対応できるものもある。というのが助かりました。仕事、家事、育児、場合によっては介護もとなると、自分時間の確保だけでも難しく、ましてや、「ぜひやりたいです！」と引き受けたわけでもないPTA活動にまとまった時間をさくのはかなり厳しいです。それが、移動中や、待ち時間など、少しの時間で対応できるのはかなり大きい！スキマ時間もくっつけると、立派な時間になるんです。
また、深夜のLINEは一時期、社会問題になったくらいプレッシャーがかかる方もいる可能性があります。サークルスクエアの場合、よほどの緊急案件（めったにない）でもないかぎり、「1〜2日に1回くらいチェックしてもらえばOK」というスタンスで回していたため、そこも好評でした。
次年度のPTAメンバーが決まった後は、彼らにも招待メールを送り、引継ぎを補完することができたので、その際、項目別に探しやすかったのはとてもよかったと思います。
正直、地域連携にもこれを使ってくれれば、もう少し楽になるのになあというくらい、便利に使うことができました。
PTA活動にオンライン(ICT)を活用するの、オススメです！
